„Jestem zwolniony z VAT, więc VAT mnie nie dotyczy”.

To zdanie słyszę bardzo często. I rzeczywiście — przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT na co dzień może wystawiać faktury bez VAT i nie składać JPK_V7.

Ale wystarczy kupić określoną usługę od zagranicznej firmy, żeby sytuacja wyglądała zupełnie inaczej.

Reklama w zagranicznym serwisie, abonament za program, dostęp do platformy, prowizja pobrana przez zagraniczny portal, licencja czy usługa informatyczna mogą spowodować powstanie importu usług.

A wtedy nawet przedsiębiorca zwolniony z VAT może mieć obowiązek samodzielnie naliczyć polski VAT, złożyć odpowiednią deklarację i zapłacić podatek do urzędu skarbowego.

Co ważne — samo zwolnienie z VAT tego obowiązku nie wyłącza. Potwierdzają to zarówno przepisy, jak i aktualna praktyka Krajowej Informacji Skarbowej.

Co właściwie oznacza „import usług”?

Nazwa może być trochę myląca. Przy imporcie usług nic nie przejeżdża przez granicę, nie ma odprawy celnej ani dokumentu SAD.

Ustawa o VAT definiuje import usług jako świadczenie usług, z tytułu którego podatnikiem jest usługobiorca wskazany w art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. Innymi słowy: usługę świadczy zagraniczna firma, ale w określonych sytuacjach VAT rozlicza polski nabywca. (ELI)

W typowych transakcjach B2B punktem wyjścia jest art. 28b ustawy o VAT. Zgodnie z nim miejscem świadczenia usług na rzecz podatnika jest co do zasady miejsce, w którym usługobiorca posiada siedzibę działalności gospodarczej. Jeżeli więc polski przedsiębiorca kupuje taką usługę od zagranicznego przedsiębiorcy, miejscem jej opodatkowania może być Polska. (ELI)

I właśnie wtedy zaczyna się temat importu usług.

Zwolniony z VAT też może zapłacić VAT

Załóżmy, że Pani Ania prowadzi działalność gospodarczą i korzysta ze zwolnienia z VAT.

Kupuje od zagranicznej firmy usługę za 1 000 zł. Dla uproszczenia przyjmijmy, że usługa podlega w Polsce stawce 23%.

Pani Ania płaci kontrahentowi 1 000 zł, ale dodatkowo musi rozliczyć w Polsce:

1 000 zł × 23% = 230 zł VAT.

Te 230 zł nie jest podatkiem pobranym przez zagranicznego sprzedawcę. Pani Ania sama nalicza polski VAT i wpłaca go do urzędu skarbowego.

I tutaj pojawia się jedna z największych różnic pomiędzy czynnym VAT-owcem a podatnikiem zwolnionym.

Czynny podatnik VAT — jeżeli spełnia warunki do odliczenia — może zasadniczo wykazać VAT należny i jednocześnie VAT naliczony.

Podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT prawa do takiego odliczenia co do zasady nie ma. Dlatego dla niego VAT od importu usług może być realnym dodatkowym kosztem finansowym.

Nie istnieje „mała kwota”, poniżej której importu usług można nie rozliczać

To bardzo częsty błąd.

Przedsiębiorca kupuje dostęp do programu za 50 czy 100 zł miesięcznie i uznaje, że tak małej kwoty przepisy nie mogą dotyczyć.

Mogą.

Przepisy dotyczące importu usług nie przewidują ogólnego limitu wartości transakcji, poniżej którego obowiązek znika. Jeżeli spełnione są warunki uznania transakcji za import usług, niewielka wartość faktury sama w sobie nie zwalnia z rozliczenia podatku.

Dlatego czasami więcej problemów robi kilkadziesiąt złotych miesięcznego abonamentu z zagranicy niż jedna duża polska faktura.

VAT-UE nie oznacza przejścia na VAT czynny

Jeżeli podatnik zwolniony z VAT nabywa usługi, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT, powinien dokonać rejestracji do VAT-UE.

Robi się to poprzez formularz VAT-R.

I tutaj bardzo ważna informacja:

rejestracja do VAT-UE nie powoduje utraty zwolnienia z VAT.

Przedsiębiorca nadal może być podatnikiem VAT zwolnionym. Dostaje jednak status VAT-UE i przy takich transakcjach posługuje się numerem NIP poprzedzonym kodem „PL”. Ministerstwo Finansów wprost wskazuje, że podatnik zwolniony rejestrujący się do VAT-UE nadal może korzystać ze zwolnienia.

To warto zapamiętać:

VAT-UE ≠ VAT czynny.

Trzeba mieć VAT-UE, ale zakupu usługi nie wykazuje się w informacji VAT-UE

To jedna z bardziej przewrotnych zasad.

Przedsiębiorca rejestruje się do VAT-UE między innymi po to, aby prawidłowo rozliczać określone zagraniczne usługi.

Można więc logicznie założyć:

„Skoro kupiłem usługę z UE i mam VAT-UE, to wykażę ją w informacji VAT-UE”.

Nie.

Informacja podsumowująca VAT-UE obejmuje m.in. WDT, WNT oraz określone usługi świadczone przez polskiego podatnika kontrahentom unijnym. Katalog czynności wykazywanych w informacji VAT-UE nie obejmuje natomiast zakupu usługi stanowiącej import usług.

Czyli można być zarejestrowanym do VAT-UE właśnie w związku z importem usług, a samego zakupu usługi w informacji VAT-UE nie wykazywać.

Co więcej, zerowej informacji VAT-UE również się nie składa.

Zwolniony z VAT najczęściej składa VAT-9M

Jeżeli podatnik zwolniony z VAT dokonuje importu usług i nie składa JPK_V7 ani deklaracji VAT-8, import usług rozlicza na formularzu VAT-9M.

Deklarację składa się elektronicznie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy. Aktualny formularz VAT-9M wprost wskazuje zarówno jego przeznaczenie, jak i ten termin. (Sejm API)

Tu jednak pojawia się kolejny szczegół, który łatwo przeoczyć.

Jeżeli podatnik ma już obowiązek składania VAT-8, np. z powodu innych rozliczanych transakcji, nie składa dodatkowo VAT-9M tylko dlatego, że pojawił się import usług. Obecny formularz VAT-9M jest przeznaczony dla podatników, którzy nie mają obowiązku składania m.in. VAT-8. Tę zasadę potwierdza również KIS. (Eureka)

Dlatego hasło „podatnik zwolniony + import usług = zawsze VAT-9M” jest pewnym uproszczeniem.

VAT zapłacony od importu usług może być kosztem podatkowym

To jeden z elementów, który koniecznie warto wyjaśnić, bo często słyszę stwierdzenie:

„Skoro przedsiębiorca zwolniony nie może odliczyć VAT, to te pieniądze po prostu przepadają”.

Nie do końca.

Ustawa o PIT przewiduje sytuacje, w których nieodliczony VAT może stanowić koszt uzyskania przychodów. Art. 23 ust. 1 pkt 43 wskazuje między innymi na podatek naliczony w przypadku podatnika zwolnionego z VAT oraz określone przypadki podatku związanego z importem usług. (ELI)

Jeżeli więc Pani Ania z naszego przykładu prowadzi KPiR, zakupiona usługa ma związek z działalnością i spełnia warunki zaliczenia wydatku do kosztów, nieodliczalny VAT może co do zasady zostać uwzględniony podatkowo.

Czyli przy naszym przykładzie przedsiębiorca płaci kontrahentowi 1 000 zł oraz rozlicza 230 zł VAT. Ostateczny koszt podatkowy może więc obejmować również tę nieodliczalną kwotę VAT — oczywiście przy spełnieniu ogólnych warunków zaliczenia wydatku do kosztów.

Inaczej będzie u przedsiębiorcy opodatkowanego ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Na ryczałcie wydatki nie pomniejszają podstawy opodatkowania, więc zaksięgowanie kosztu nie przyniesie takiego efektu w podatku dochodowym.

Data faktury nie zawsze decyduje o miesiącu rozliczenia VAT

Kolejna pułapka pojawia się przy ustalaniu momentu powstania obowiązku podatkowego.

W przypadku importu usług obowiązek podatkowy powstaje zasadniczo w momencie wykonania usługi, a jeżeli wcześniej nastąpiła zapłata zaliczki, przedpłaty czy całej należności — obowiązek może powstać wcześniej w odniesieniu do zapłaconej kwoty.

Dlatego nie warto mechanicznie patrzeć wyłącznie na datę wystawienia zagranicznej faktury.

Najpierw trzeba ustalić, kiedy faktycznie powstał obowiązek podatkowy.

Ma to znaczenie nie tylko dla miesiąca złożenia VAT-9M, ale również dla kursu waluty.

Kurs z faktury albo banku nie musi być właściwym kursem do VAT

Jeżeli faktura została wystawiona np. w euro lub dolarach, podstawę opodatkowania trzeba przeliczyć na złote.

Art. 31a ustawy o VAT przewiduje co do zasady zastosowanie średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Ustawa przewiduje również możliwość stosowania odpowiedniego kursu EBC.

Dlatego kurs użyty przez bank przy pobraniu środków z konta nie musi być kursem, według którego należy wyliczyć VAT.

I właśnie takie drobne różnice potrafią później powodować rozbieżności pomiędzy fakturą, wyciągiem bankowym i deklaracją.

Import usług nie dotyczy wyłącznie Unii Europejskiej

Słowo VAT-UE powoduje, że przedsiębiorcy często kojarzą import usług wyłącznie z zakupami od firm z Niemiec, Francji, Irlandii czy innych państw UE.

Tymczasem sama definicja importu usług nie ogranicza się do Unii Europejskiej.

Znaczenie ma przede wszystkim to, kto świadczy usługę, kto ją kupuje oraz gdzie zgodnie z przepisami znajduje się miejsce jej opodatkowania.

Dlatego podobny problem może wystąpić także przy zakupie usług od podmiotów z USA, Wielkiej Brytanii czy innych państw spoza UE.

Ministerstwo Finansów przy omawianiu rejestracji VAT-UE wskazuje generalnie na nabywanie z zagranicy usług objętych art. 28b, których miejscem opodatkowania jest Polska.

Ale uwaga: nie każda zagraniczna faktura oznacza import usług

To równie ważne jak cała reszta artykułu.

Art. 28b jest zasadą ogólną, ale ustawa przewiduje również szczególne reguły ustalania miejsca świadczenia dla określonych rodzajów usług.

Dlatego przed automatycznym naliczeniem 23% VAT trzeba ustalić, jaki rodzaj usługi faktycznie kupiono i gdzie zgodnie z ustawą znajduje się miejsce jej opodatkowania.

Nie można więc przyjąć prostego schematu:

„zagraniczna faktura = 23% VAT w Polsce”.

Nie zawsze także właściwą stawką będzie 23%. Stawkę albo ewentualne zwolnienie ustala się według zasad, które miałyby zastosowanie do danej usługi w Polsce.

A co, jeżeli zagraniczny kontrahent naliczył swój VAT?

To również nie powinno kończyć analizy dokumentu.

Samo pojawienie się na fakturze np. niemieckiego, irlandzkiego czy innego zagranicznego VAT nie przesądza jeszcze, że polski przedsiębiorca nie ma obowiązków w Polsce.

Jeżeli z zasad ustalania miejsca świadczenia wynika, że usługa powinna być opodatkowana w Polsce przez nabywcę, trzeba ustalić, dlaczego zagraniczny sprzedawca naliczył swój podatek i czy faktura nie powinna zostać skorygowana.

Dlatego przy zagranicznych fakturach warto patrzeć nie tylko na kwotę VAT na dokumencie, lecz przede wszystkim na charakter transakcji.

Jeszcze ciekawiej: działalność nierejestrowana również może mieć import usług

To szczególnie interesujący przykład z 2026 roku.

W interpretacji indywidualnej z 6 lipca 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.240.2026.1.JO, Dyrektor KIS analizował sytuację osoby korzystającej ze zwolnienia z VAT, która korzystała z zagranicznej platformy pobierającej prowizję.

Organ uznał, że prowizja platformy stanowi import usług, a podatniczka ma obowiązek rozliczyć VAT i złożyć VAT-9M. KIS podkreślił, że zwolnienie z VAT nie eliminuje obowiązku rozliczenia importu usług. (Eureka)

To dobry przykład tego, jak szeroko trzeba patrzeć na pojęcie podatnika w VAT.

Zostańmy w kontakcie

Nie chcesz przegapić nowych materiałów?

Jeżeli lubisz, gdy podatki i księgowość tłumaczę po ludzku, możesz subskrybować moje nowe materiały. Publikuję praktyczne artykuły, rolki i odpowiedzi na pytania przedsiębiorców — bez zbędnego prawniczego języka.

Subskrybuj, żeby kolejne poradniki trafiały do Ciebie na bieżąco.

Newsletter Księgowe SOS — zapisy uruchomimy tutaj po ponownym podłączeniu MailChimp w Divi.

Import usług u zwolnionego z VAT — co warto zapamiętać?

Najważniejsze zasady są następujące:

• zwolnienie z VAT nie oznacza automatycznego zwolnienia z VAT od importu usług;
• przed zakupem usług objętych art. 28b trzeba sprawdzić obowiązek rejestracji VAT-UE;
• rejestracja VAT-UE nie powoduje utraty zwolnienia z VAT;
• samego zakupu usługi będącego importem nie wykazuje się w informacji podsumowującej VAT-UE;
• podatnik zwolniony najczęściej rozlicza import usług na VAT-9M, chyba że ma obowiązek składania innej właściwej deklaracji, np. VAT-8;
• nie istnieje ogólny minimalny limit wartości importu usług;
• właściwa stawka nie zawsze musi wynosić 23%;
• moment rozliczenia nie zawsze wynika z daty faktury;
• przy fakturach walutowych trzeba prawidłowo ustalić kurs do VAT;
• nieodliczalny VAT może w określonych przypadkach stanowić koszt podatkowy.

I dlatego zagranicznej faktury za reklamę, program, licencję, prowizję czy dostęp do platformy nie warto traktować jak zwykłego dokumentu kosztowego.

Czasami niewielka faktura na kilkadziesiąt złotych potrafi wygenerować więcej obowiązków podatkowych niż faktura na kilka tysięcy złotych od polskiego kontrahenta.

Podstawa prawna: przede wszystkim art. 2 pkt 9, art. 17 ust. 1 pkt 4, art. 28b, art. 31a, art. 97 i art. 99 ust. 9 ustawy o VAT oraz — w zakresie kosztów podatkowych osoby fizycznej — art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o PIT. Aktualny limit zwolnienia podmiotowego z VAT w 2026 r. wynosi 240 000 zł, ale rejestracja do VAT-UE związana z importem usług nie oznacza sama w sobie przejścia na VAT czynny.

O autorce

Dorota Zakrzewska

Na blogu Księgowe SOS tłumaczę księgowość i podatki praktycznie — tak, aby przedsiębiorca nie tylko wiedział, co zrobić, ale również rozumiał, dlaczego.

Family Company D.R. Zakrzewscy sp. z o.o. – Certyfikowane Biuro Księgowe