Najem prywatny a KSeF w 2026 roku
Nie masz firmy, nie jesteś czynnym VAT-owcem, a mimo to możesz potrzebować NIP i wystawiać faktury w KSeF. Jak to możliwe?
Nie prowadzisz działalności gospodarczej. Nie masz wpisu w CEIDG. Nie jesteś czynnym podatnikiem VAT. Masz jednak prywatne mieszkanie albo lokal i wynajmujesz go swojej spółce z o.o.
Spółka płaci Ci na przykład 12 000 zł miesięcznie i prosi o fakturę.
Wydawałoby się, że skoro jest to najem prywatny, KSeF nie powinien mieć z Tobą nic wspólnego. Tymczasem może się okazać, że do wystawienia faktury potrzebujesz NIP, a sam dokument powinien zostać wystawiony w Krajowym Systemie e-Faktur.
Najem prywatny w PIT a VAT
Na gruncie podatku dochodowego najem może być rozliczany jako najem prywatny, czyli jako odrębne źródło przychodów, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy o PIT.
Inaczej wygląda jednak sytuacja na gruncie podatku VAT. Ustawa o VAT posługuje się własną definicją działalności gospodarczej.
Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy o VAT działalność gospodarcza obejmuje między innymi wykorzystywanie towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Co to oznacza w praktyce?
Możesz nie mieć działalności w CEIDG, rozliczać przychód jako najem prywatny w PIT, a jednocześnie z tytułu odpłatnego najmu być podatnikiem VAT.Podatnik VAT nie oznacza czynnego podatnika VAT
Sam fakt, że z punktu widzenia ustawy o VAT jesteś podatnikiem, nie oznacza jeszcze, że musisz być czynnym podatnikiem VAT.
Od 1 stycznia 2026 roku limit zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi 240 000 zł.
Wynajmujesz lokal swojej spółce za 12 000 zł miesięcznie.
12 000 zł × 12 miesięcy = 144 000 zł rocznie.
Jeżeli nie masz innej sprzedaży wliczanej do limitu i spełniasz pozostałe warunki zwolnienia, sama wartość tego najmu nie powoduje przekroczenia limitu 240 000 zł.
A co z mieszkaniem wynajmowanym na cele mieszkaniowe?
Ustawa o VAT przewiduje także zwolnienie dla wynajmu nieruchomości o charakterze mieszkalnym na własny rachunek wyłącznie na cele mieszkaniowe.
Nie oznacza to jednak, że każde wynajęcie mieszkania spółce będzie automatycznie korzystało z takiego zwolnienia.
Znaczenie ma między innymi faktyczny sposób wykorzystania nieruchomości. Wynajęcie mieszkania spółce na biuro to zupełnie inna sytuacja niż rzeczywiste przeznaczenie nieruchomości na cele mieszkaniowe.
Czy osoba zwolniona z VAT musi wystawić fakturę?
KSeF sam w sobie nie tworzy obowiązku wystawiania faktury. Najpierw trzeba ustalić, czy taki obowiązek wynika z ustawy o VAT.
Zgodnie z art. 106b ustawy o VAT podatnik korzystający ze zwolnienia nie zawsze ma obowiązek wystawiania faktury.
Jeżeli jednak nabywca — w naszym przypadku spółka — zażąda jej wystawienia w ustawowym terminie, fakturę należy wystawić.
Przejściowy limit 10 000 zł w 2026 roku
W okresie przejściowym obowiązującym w 2026 roku ustawodawca przewidział możliwość wystawiania określonych faktur poza KSeF, jeżeli miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej takimi fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto.
W naszym przykładzie czynsz wynosi jednak 12 000 zł miesięcznie.
Oznacza to, że limit zostaje przekroczony już przy tej fakturze.
Jak wystawić fakturę w KSeF, jeżeli mam tylko PESEL?
I tutaj dochodzimy do jednej z najbardziej zaskakujących sytuacji.
Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej bardzo często posługuje się dla celów podatkowych numerem PESEL.
Tymczasem w przypadku sprzedawcy wystawiającego fakturę w KSeF konieczna jest identyfikacja numerem NIP.
PESEL może nie wystarczyć
Jeżeli osoba fizyczna ma obowiązek wystawienia faktury w KSeF, może pojawić się konieczność uzyskania NIP i dokonania właściwych zgłoszeń identyfikacyjnych.NIP nie oznacza automatycznie VAT czynnego
To bardzo ważne rozróżnienie.
Uzyskanie NIP i dokonanie odpowiedniej rejestracji dla potrzeb VAT nie oznacza automatycznie konieczności rezygnacji ze zwolnienia.
Jeżeli podatnik nadal spełnia warunki zwolnienia, może pozostawać podatnikiem VAT zwolnionym.
Możliwa jest więc sytuacja, w której dana osoba:
Najem firmie a najem osobie prywatnej
Sytuacja wygląda inaczej, kiedy mieszkanie wynajmujesz osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.
Faktury wystawiane konsumentom są wyłączone z obowiązkowego KSeF.
🏢 Najem swojej spółce lub innej firmie
Faktura może podlegać obowiązkowemu KSeF.
🏠 Najem zwykłej osobie prywatnej
Faktura konsumencka nie jest objęta obowiązkowym KSeF.
Co zmieni się od 1 stycznia 2027 roku?
Przejściowe ułatwienie związane z limitem 10 000 zł zostało przewidziane tylko na 2026 rok.
Oznacza to, że od 2027 roku problem KSeF i konieczności prawidłowej identyfikacji sprzedawcy może dotyczyć również osób wystawiających faktury na znacznie niższe kwoty.
Najważniejszy wniosek
„To tylko najem prywatny, przecież nie mam firmy” — to zdanie nie wystarcza już do ustalenia wszystkich obowiązków.
Trzeba osobno sprawdzić PIT, VAT, obowiązek wystawienia faktury, status podatnika, NIP oraz KSeF.
Podstawa prawna
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych – w szczególności art. 10 ust. 1 pkt 6.
Ustawa o podatku od towarów i usług – w szczególności art. 15, art. 43, art. 106b, przepisy dotyczące KSeF oraz art. 113.
Ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników – przepisy dotyczące identyfikatora podatkowego NIP i PESEL.
Potrzebujesz pomocy z KSeF lub rozliczeniem najmu?
Certyfikowane Biuro Księgowe Family Company sp. z o.o.
Pomagamy uporządkować obowiązki podatkowe i księgowe w sposób zrozumiały i praktyczny.